Los establecimientos dedicados a la venta, almacenamiento, comercialización y distribución de insumos para la salud tanto sector público como privado, deben contar con un Procedimiento Normalizado de Operación (PNO) para el control de inventario.
Se deben registrar las entradas y las salidas, monitorear los insumos, revisión periódica entre otros puntos a evaluar.
Registro de entradas y salidas
Se deben tomar en cuenta distintos puntos para tener un correcto control de las entradas y salidas, el registro debe realizarse con el fin de obtener la información suficiente para la identificación del producto y sus respectivos movimientos, estos deben tener por lo menos:
- Fecha de movimiento
- Tipo de movimiento
- Descripción del producto, con la mínima información para identificarlo
- Número de serie y lote
- Número de factura o documento que ampare su entrada o salida
- Cantidad de producto
- Saldo o existencia resultante.
Para estos registros, se pueden utilizar abreviaturas o claves siempre y cuando permitan identificar la presentación del insumo correspondiente sin que se confunda con otra presentación o producto.
Entradas
Se consideran entradas a todo aquel movimiento que incrementa el inventario de producto en el establecimiento, respaldo con factura o documentos que amparen su posición y procedencia.
Al recibir todo el producto, se deberá revisar que todo esté en orden y que cumpla con los criterios de aceptación correspondiente.
Los límites de caducidad deben ser aceptables en términos generales y niveles de autorización en casos de excepción (de acuerdo con lo que indique su PNO).
Se debe constatar que las condiciones de conservación durante el transporte del proveedor al establecimiento, se llegue en buenas condiciones y no presente ningún problema.
Otro requisito que se debe tomar en cuenta, son los atributos físicos.
Como dato adicional, se debe incluir las acciones que estos presentan cuando no se cumplen los criterios y que se hará después con dichos productos que no cumplen.
Salidas
Se considera como salida a todo aquel producto que genera una disminución en el inventario del establecimiento, como la venta, distribución, destrucción de producto o devolución al proveedor.
En caso de ser devolución al proveedor, se deberá indicar el motivo por el cual se hace la devolución.
Control de existencias
Se recomienda que, en el sistema de control de existencias en el establecimiento, se determine un número mínimo y un máximo para evitar problemas, se debe calcular el pedido según la demanda o consumo de cada uno.
Pedidos
Los pedidos o solicitudes de insumos para la salud son uno de los factores mas importantes para mantener un inventario adecuado a las necesidades de los establecimientos (mismos que se apeguen a los PNO).
Es recomendable calcular las cantidades que se van a solicitar considerando algunos de los siguientes factores:
- Estadísticas previas de consumo o distribución del producto al establecimiento.
- Solicitudes extraordinarias en la operación.
- Necesidades epidemiológicas de la población de acuerdo con la temporada del año.
Comprobación periódica del año
Para confirmar que todo haya sido registrado correctamente en el sistema de control de inventarios, es comprobar periódicamente la existencia indicada coincida con la existencia física.
Una formula que te puede ayudar sería la siguiente:
Existencia teórica = Saldo anterior + entradas – salidas.
Es recomendable que, al comprobar la existencia física de los insumos para la salud, se corrobore que estos también tengan fecha de caducidad.
Los productos que cuenten con una fecha de caducidad vencida se deben separar del resto de los productos y darlos de baja del inventario.
Acomodo
Para una correcta y eficiente manejo de inventario, es indispensable que estos estén acomodados según sus condiciones de conservación.
Cada establecimiento debe incluir sus políticas de orden y acomodo de acuerdo a sus necesidades operativas.
